De acuerdo con el Régimen de Importaciones y Exportaciones, en Colombia existen tres regímenes de importación:

1. Libre importación: por regla general la importación de bienes a Colombia no requiere autorizaciones previas. Desde principios de 1990, el Gobierno Colombiano adoptó un modelo de desarrollo económico denominado “programa de internacionalización de la economía colombiana”, los objetivos básicos de este programa son exponer a la industria nacional a una mayor competencia internacional, buscar su modernización y tratar de igualar los precios internos con los internacionales.

En desarrollo de este modelo, las autoridades de comercio exterior han liberado la casi totalidad del universo arancelario colombiano, quedando prácticamente abolidos los regímenes de licencia previa y prohibida importación. El documento que se emite se llama Registro de Importación.

2. Licencia previa: es una medida que refleja la política macroeconómica del gobierno, según quiera una economía abierta o proteccionista de la industria nacional. Para otorgar la licencia previa el Gobierno somete al Comité de Importaciones el estudio de viabilidad de importar algunas mercancías para que apruebe total o parcialmente esta operación o la niegue. El documento que se emite se llama Licencia de Importación.

3. Prohibida: con el fin de proteger la salubridad pública, las buenas costumbres, la familia, la vida y en general aquellos derechos considerados fundamentales para el sostenimiento y desarrollo social de los colombianos el Gobierno se reserva la facultad de impedir el ingreso al territorio colombiano de algunas mercancías que puedan vulnerar estos principios.

Toda solicitud de registro o de licencia de importación, deberá presentarse conforme a las disposiciones del presente decreto. Se exceptúan las importaciones que realicen las empresas autorizadas para utilizar licencia anual.

El registro de importación ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo será obligatorio exclusivamente para las importaciones de bienes de libre importación que requieran requisito, permiso o autorización.

Se entiende por requisito, permiso o autorización, los trámites previos requeridos por las autoridades competentes para la aprobación de las solicitudes de registro de importación de:

Recursos pesqueros.

Equipos de vigilancia y seguridad privada.

Isótopos radiactivos y material radiactivo.

Prendas privativas de la fuerza pública.

Hidrocarburos y gasolina.

Y de aquellos productos sometidos a:

Control sanitario dirigido a preservar la salud humana, vegetal y animal.

Cumplimiento de reglamento técnico.

Certificado de emisiones por prueba dinámica.

Homologación vehicular.

Cupo por salvaguardias cuantitativas.

Control para garantizar la protección del medio ambiente en virtud de tratados, convenios o protocolos internacionales.

La licencia previa será obligatoria para los bienes incluidos en las listas correspondientes a dicho régimen por las entidades competentes, así como respecto de aquellos bienes objeto de licencia de importación no reembolsable, aquellas en que se solicite exención de gravámenes arancelarios; las legalizaciones de acuerdo con las normas vigentes aduaneras; las que amparen mercancía usada, imperfecta, reparada, reconstruida, restaurada (refurbished), subestándar, remanufacturada, saldos de inventario; las que utilicen el sistema de licencia anual; las presentadas por las entidades oficiales con excepción de la gasolina, urea y demás combustibles.

Las solicitudes de licencia previa deberán cumplir además con el requisito, permiso o autorización establecido por la autoridad competente.

El Gobierno Nacional determinará los casos en los cuales los desperdicios, los sobrantes o la chatarra, requieran de licencia previa.

Las solicitudes de registro o de licencia de importación, así como sus modificaciones deberán radicarse en la Vuce, y para efectos de su trámite el importador deberá encontrarse previamente registrado ante esta.

En una misma solicitud de registro o de licencia de importación, se incluirán solamente aquellos bienes o mercancías que correspondan al mismo régimen de importación.

En las solicitudes de registro o de licencia de importación, al efectuarse la descripción de los bienes o mercancías, deberá indicarse además, si se trata de mercancía nueva, usada, imperfecta, reparada, reconstruida, restaurada (refurbished), subestándar, remanufacturada, saldos de inventario, desperdicios, sobrantes o chatarra.

Se debe señalar la clase de imperfección, el año de fabricación, el valor cuando tenía la calidad de nueva y el que podría corresponder normalmente si fuera mercancía de primera calidad o de temporada.

Para el caso de maquinaria y equipo usado o reconstruido, además de lo anterior, se podrán exigir requisitos tales como certificación de vida útil, su efecto ambiental o cualquier otro documento que permita identificar que el bien a importar contribuirá al desarrollo tecnológico del país.

Los productos nuevos que se pretendan importar fabricados en el año inmediatamente anterior al de la solicitud, no se considerarán saldos y por lo tanto, no requieren de licencia previa para su importación.

El comité de importaciones es el órgano del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo responsable de administrar y aplicar el régimen de licencia previa.

Los registros y licencias de importación serán válidos por un término de seis meses, contados a partir de la fecha de su aprobación.

Los registros y licencias de importación que amparen bienes determinados en la lista de bienes de capital, tendrán un término de validez de 12 meses, los cuales comenzarán a contarse automáticamente a partir de su aprobación, salvo cuando en una misma solicitud de registro o licencia de importación se incluyan productos correspondientes a diferentes subpartidas arancelarias, caso en el cual el término de validez, será el que corresponda al bien que posea el menor plazo.

En aquellos casos en que el documento o visto bueno expedido por otra entidad, como soporte a la importación, tenga una vigencia especial, se establecerá la validez del registro o licencia acorde con dicha vigencia.

Las licencias de importación podrán prorrogarse por el comité de importaciones, por un término de tres meses, siempre y cuando la solicitud se presente antes del vencimiento de la licencia inicialmente aprobada y se acompañe de la respectiva justificación.

En casos excepcionales y debidamente justificados, cuando se trate de bienes de capital de fabricación especial o productos de difícil consecución en el mercado internacional por escasez de oferta, el comité de importaciones podrá conceder nuevas prórrogas por períodos sucesivos de hasta de 3 meses cada una, sin llegar a superar los 12 meses de prórroga.

Los registros de importación podrán prorrogarse por un término de tres meses, siempre y cuando se cumplan las condiciones y requisitos exigidos para el registro original y no se haya producido cambio de régimen para ninguno de los bienes amparados en él o cuando la prórroga se solicite únicamente para los bienes que permanezcan en el régimen de libre importación y la solicitud se presente antes del vencimiento del registro.

En casos debidamente justificados, la subdirección de diseño y administración de operaciones de la Dirección de Comercio Exterior, podrá conceder nuevas prórrogas por períodos sucesivos de hasta tres meses cada una, sin llegar a superar los seis meses.

De acuerdo con el decreto 4149 del 2004, la VUCE es una herramienta electrónica que busca simplificar y agilizar los trámites de comercio exterior, mediante tres módulos: importaciones, exportaciones y el formulario único de comercio exterior (FUCE). Tiene como objetivos:

a) Tramitar las autorizaciones, permisos, certificaciones o vistos buenos previos que exigen las diferentes entidades competentes para la realización de las operaciones específicas de exportación e importación.

b) Consultar información relacionada con los procedimientos previos a la importación y exportación.

A través de la VUCE, se integran 18 entidades administrativas relacionadas con trámites de comercio exterior, dependiendo del producto, las cuales emitirán las autorizaciones previas electrónicamente.

Las entidades que participan en el proceso son los Ministerios de Comercio, Industria y Turismo, Minas y Energía, Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, Transporte, Protección Social, Relaciones Exteriores, Agricultura, Defensa y Cultura; las Superintendencias de Industria y Comercio y de Vigilancia y Seguridad Privada; Incoder, ICA, Ingeominas, Invima, Indumil, Dirección Nacional de Estupefacientes y el Fondo Nacional de Estupefacientes.

En este momento la VUCE tiene dos modulos, los cuales operan de la siguiente manera:

Modulo de importaciones: esta compuesto por dos elementos, el primero es el sistema VUCE, donde el usuario podrá realizar consultas sobre vistos buenos, arancel, firma digital, radicar solicitudes, efectuar pagos y hacer el seguimiento al trámite para conocer su estado. Por otra parte encontramos el aplicativo VUCE, el cual es utilizado para la conversión, firma y transmisión de las solicitudes electrónicas que generan los usuarios.

Modulo de exportaciones: este modulo permite al exportador o al usuario tramitar las autorizaciones, vistos buenos, certificaciones o permisos que exigen diferentes entidades para realizar sus exportaciones.

Los recaudos legalmente establecidos que se efectúen por concepto de las autorizaciones, permisos, certificaciones o vistos buenos previos de las diferentes entidades administrativas para la realización de las operaciones de comercio exterior, se llevarán a cabo a través del pago electrónico con que contará la ventanilla única de comercio exterior.

Adicionalmente, se adopto el FUCE. Este sustituye los formularios que actualmente se exigen para la obtención de la información relacionada con la identificación de la empresa, de los bienes, servicios y tecnología, así como la descripción de los procesos productivos a que haya lugar y con base en la cual otorgan los permisos, autorizaciones, certificaciones o vistos buenos previos para la realización de dichas operaciones.

El FUCE será tramitado a través de la VUCE y servirá para los siguientes propósitos:

a) Registrarse como productor, comercializador, exportador e importador.

b) Registrar el bien o servicio.

c) Describir, verificar y validar los procesos productivos.

d) Estandarizar la información requerida al interior de las entidades administrativas competentes.

Para efectos de otorgar las autorizaciones, permisos, certificaciones o vistos buenos previos a que haya lugar en las operaciones de comercio exterior de bienes, servicios y tecnología, las entidades administrativas deberán consultar en línea los datos correspondientes al certificado de existencia y representación legal en el acceso que para el efecto determine la autoridad competente y el registro único tributario en el acceso que determine la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

En ningún caso se podrá exigir al usuario la presentación física de estos documentos.

Para realizar los trámites de importación, exportación de productos que requieren autorización previa de alguna entidad del Estado y de registro a través del FUCE de la VUCE los usuarios deben inscribirse previamente ante el sistema.

Adicionalmente, teniendo en cuenta que para el registro de productores nacionales y solicitud de determinación de origen, los formularios 02 y 02-A deben ser firmados por el representante legal de la empresa que se registra, éste deberá obtener su certificado digital de firma en una entidad certificadora debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, para efectos de realizar el trámite de manera electrónica a través del módulo FUCE.

En caso de que el representante legal decida otorgar poder a una agencia de aduanas, o a un apoderado especial, este poder debe indicar explícitamente que está autorizando la firma de los citados formularios. Si la empresa tramita directamente su registro de productor nacional y determinación de origen, el apoderado especial podrá ser la persona de la empresa a quien el representante legal autorice expresamente y quien obtendrá la firma digital para firmar los mencionados formularios.

El siguiente es el procedimiento específico a seguir para el registro de los diferentes usuarios de la ventanilla única de comercio exterior:

1. Agencias de Aduanas*, usuarios aduaneros permanentes (UAPs), usuarios altamente exportadores (Altex), apoderados especiales, importadores que tramitan directamente sus licencias o registros de importación, exportadores, productores nacionales y demás usuarios del módulo FUCE.

Estos usuarios deben cumplir con los siguientes requisitos:

Obtener el certificado digital ante una entidad certificadora autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Registrar la llave digital (token) en línea.

Informar al correo electrónico registro@mincomercio.gov.co
los siguientes datos:

Nº del RUT

Nombre de la empresa

Nombre del representante legal de la empresa

Dirección de correo electrónico para notificación del sistema

Nº del teléfono, Nº de fax, dirección, ciudad del domicilio

Está información debe coincidir con la que aparece en el certificado digital de firma.

La Agencia de Aduanas* o los apoderados especiales deberán enviar al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo los poderes en los que los importadores, exportadores o productores nacionales a quienes representan, los autorizan para la realización de los trámites ante la VUCE. En caso que se vayan a tramitar los formularios 02 y 02-A, el poder debe indicar explícitamente que está autorizando la firma de los citados formularios.

2. Importadores, exportadores o usuarios del módulo FUCE que consultan solicitudes radicadas por las Agencias de Aduanas* o por apoderado especial.

Se clasifican en esta categoría las personas naturales o jurídicas que otorgan poder a una Agencia de Aduanas* a un apoderado especial para hacer el trámite de solicitud de licencia o de registro de importación, trámite de autorizaciones previas a las exportaciones y registros a través del FUCE.

Con el fin de facilitar su registro, los importadores, exportadores y productores nacionales podrán indicar en el poder, que también autorizan a la Agencia de Aduanas o al apoderado especial para que los registren ante la VUCE y firmen el documento de condiciones de uso y compromisos como usuarios del sistema, informando allí mismo la dirección electrónica a la cual les será enviado el “usuario” y la “contraseña” para el acceso al sistema, con lo cual podrán consultar todas las solicitudes que radiquen a su nombre.

El funcionario del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, previa verificación de la información, creará un usuario en el sistema y le enviará un correo electrónico informándole el “usuario y la contraseña” para el acceso al sistema. La contraseña deberá ser cambiada por el usuario importador, exportador o productor nacional, por seguridad.

3. Importadores que realizan compras al exterior por valores inferiores a USD1.000

Estos usuarios deberán presentarse al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con el propósito de registrarse ante el sistema para realizar la operación de solicitud de la licencia o de registro de importación, con fotocopia de la cédula de ciudadanía.

El funcionario del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, previa verificación de la información, creará un usuario en el sistema y le enviará un correo electrónico informándole el “usuario y la contraseña” para el acceso al sistema. La contraseña deberá ser cambiada por seguridad.

El usuario firmará los siguientes documentos:

1. Documento de condiciones de uso como usuario del sistema.

2. Documento de establecimiento de responsabilidades y autorización al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo para asegurar las transacciones electrónicas realizadas como importador.

Si el importador considera que no va a realizar más transacciones, deberá solicitar al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo la desactivación del usuario en el sistema.

Los usuarios interesados en adquirir el aplicativo VUCE deben adquirir previamente el certificado digital y consignar en efectivo o en cheque de gerencia, el equivalente a tres salarios mínimos legales mensuales vigentes en la cuenta que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo - Dirección de Comercio Exterior asigne.

Al día siguiente de haber realizado la consignación, podrán reclamarlo en el grupo operativo en Bogotá y en las demás ciudades, en las oficinas de las direcciones territoriales y puntos de atención de este ministerio.

* Legiscomex.com incluye en este material la denominación “Agente de aduanas” para hacer referencia a las Sociedades de Intermediación Aduanera “SIA”, que de acuerdo con el decreto 2883 de 6 de agosto de 2008, pasarán a denominarse “Agencias de Aduanas” a partir del 6 de septiembre de 2008.