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Todas las muestras deben estar soportadas con facturas y certificados fitosanitarios.

LGX: ¿Cuál es la diferencia de una muestra para una feria y una para exportación?
A. B.: Los requisitos son los mismos, salvo que para las ferias, los exportadores deben ajustarse a las exigencias del evento en el que participarán. En este sentido, en algunos se casos se requiere un embarcador oficial y unas etiquetas especiales para la identificación del producto. La diferencia radica en las exigencias que hace el país organizador de la feria.

Si es en un recinto aduanero habilitado, no hay problema. Pero si es en un hotel, las condiciones son diferentes. En este sentido, los organizadores de las ferias siempre envían un instructivo a todos sus expositores, en el que destacan los requisitos y condiciones que exigen.

LGX: ¿Cuáles son los aspectos solicitados por las ferias para el envío de muestras comerciales?
A. B.: La fecha de ingreso y salida de la muestra, los datos del consignatario, marcas y etiquetas especiales. Además, que se especifique si se puede o no vender el producto y en caso afirmativo, el exportador tendrá que hacer una exportación definitiva. Finalmente, que la documentación sea diligenciada adecuadamente. Todo este procedimiento corre por cuenta del exportador.

LGX: ¿Este proceso funciona igual para las muestras de exportación?
A. B.: En este caso ya hay un destinatario definido, pero todos los costos los puede asumir el exportador o buscar compartirlos con el comprador. La documentación es la misma: factura, lista de empaque, guía aérea o documento de embarque.

LGX: ¿Cuáles son los errores más frecuentes que cometen los empresarios al momento de enviar sus muestras comerciales?
A. B.: Los principales son: no anexar la documentación debida, como la factura comercial, la lista de empaque y el certificado de origen. También, subvalorar la muestra, si en el país importador se demuestra que hay una diferencia en el precio, probablemente se va a valorar por el costo que es y se le van a cobrar los impuestos al exportador. Estos errores se presentan por desconocimiento de la normativa y por malas instrucciones.

LGX: ¿Existe algún tipo de consideraciones para el manejo de muestras de un producto en especial?
A. B.: Se encuentran dificultades para el manejo de mercancías peligrosas como aceites y lubricantes, entre otros. El problema no está en el manejo aduanero, sino en el procedimiento del operador logístico, es decir, que no todos cuentan con autorización para el transporte de este tipo de productos.

Otra consideración es que algunos operadores tampoco movilizan muestras comerciales de productos perecederos o congelados, pues la oferta de servicios se reduce porque el tiempo de tránsito puede ser muy largo y es factible que se presenten daños en la mercancía. Para las flores, por ejemplo, es muy difícil encontrar un operador que se comprometa a enviar muestras a China, porque es muy largo el periodo de tránsito.

LGX: ¿Qué se debe tener en cuenta en el tema de empaque y transporte de muestras?
A. B.: Es importante que el empaque se acople al producto y que resista la manipulación del mismo. En este sentido, algunos operadores logísticos suministran asesoría y capacitación, pues cuentan con empaques especiales para cierto tipo de mercancías.

En el tema del transporte, hay que elegir al operador adecuado y saber cuáles son sus fortalezas en las rutas que maneja; indagar sobre cuánto se demora en el envío, cuál es la responsabilidad frente a las muestras y cuál es su tránsito en la región. Esta información se puede saber con la investigación previa y con la asesoría de los expertos en el tema.

LGX: ¿Se pueden enviar muestras a todos los países?
A. B.: Colombia permite el envío de muestras a todo el mundo. En ese sentido, lo fundamental son los requisitos del país de destino. No hay límite para en envío de muestras, siempre y cuando se tengan en cuenta las normas aduaneras del país comprador.

En el tema de impuestos, hay naciones que tienen gravadas las muestras, otros manejan tasas únicas que están entre USD10 y USD5. Esta información la distribuye el operador que tenga entrega puerta a puerta y cobertura mundial.

LGX: ¿Cuáles son las recomendaciones para que los empresarios sean asertivos en el envío de muestras comerciales?
A. B.: No mandar muestras a todo el mundo. Antes de contratar el transporte tienen que investigar las fortalezas de su operador logístico. Es primordial cumplir estrictamente las exigencias aduaneras.