A la hora de negociar con un empresario japonés hay varias características, esencialmente culturales, que pueden representar un obstáculo si no se les da su debida proporción. Sin embargo, existen tres puntos en común donde los negociadores siempre estarán de acuerdo: calidad (con énfasis en control de mercancías), precio competitivo (no necesariamente el más bajo) y confiabilidad en la entrega.

Si una compañía colombiana cuenta con estos factores tendrá asegurada buena parte de la exportación. Es importante recordar que los términos de producción son diferentes entre los países occidentales y orientales, por lo que las recomendaciones que estos hagan sobre el producto colombiano (diseño, empaque y terminado, entre otras) deben ser adaptadas al proceso de desarrollo.

Tenga en cuenta algunos consejos sobre cultura de negocios en Japón y sus empresarios:

1. Informar sobre la trayectoria de la compañía: cuando el empresario colombiano haya conocido al japonés en una feria, misión comercial o rueda de negocios, la relación puede cultivarse por medio del respeto, cumplimiento y precisión sobre los aspectos del producto. En caso contrario, la forma más sencilla de hacer contacto es a través del e-mail. La clave para que la comunicación no sea rechazada, es que cuente con información sobre la historia y trayectoria de la compañía. Estos antecedentes generan respaldo. La confianza se gana cuando solicitan las primeras muestras comerciales e indagan sobre aspectos como comportamiento de la empresa en el mercado local, exportaciones y cumplimiento.

2. Esperar decisiones por consenso: las compañías que deseen ser proveedoras y envíen una solicitud no tendrán una respuesta inmediata, debido al número de ofertas que reciben a diario las empresas japonesas. Normalmente los empresarios de este país toman las decisiones por consenso. Si en un lapso de 30 días no han emitido una respuesta a la propuesta de negocio es poco probable que se realice.

3. Negociar en el mismo lenguaje: por la expansión comercial japonesa sus empresarios han adoptado el idioma inglés para entablar acercamientos con sus similares en otros países. Por cultura la parte final o cierre de negocios se hace en japonés, aunque esto ha cambiado durante los últimos años. Por este motivo hay que prever la contratación de un interprete.

4. Mantener la calma: una vez que se establece la intención de comenzar un negocio, el empresario colombiano debe esperar con paciencia a que se emita una respuesta sobre la propuesta. Debido a que las relaciones con las compañías japonesas son a largo plazo, el tiempo de espera puede ser recompensado con un valioso contrato.

5. Seguir recomendaciones sobre el producto: el empresario japonés realizará recomendaciones sobre el producto cuando la propuesta sea aceptada. Estos deberán adaptarse en el proceso de producción. De acuerdo con la magnitud del negocio es posible que envíen una misión técnica para inspeccionar plantas y evaluar su desempeño.

6. Ser respetuoso: en todo momento, aún después de la negociación, es esencial mantener una actitud seria y respetuosa, sobre todo con los comentarios que se desprendan del producto. Una buena relación puede propiciar atender nichos de mercado diferentes a los que se escogieron inicialmente.

7. Invertir en control de calidad: si algo exige el consumidor japonés es calidad en los productos, de tal manera que las empresas son cada vez más rígidas en sus propios controles. No se haría extraño que este factor sea una condición para formalizar negocios entre las compañías de los dos países.

8. Dar dimensión al producto: para el japonés “dar su palabra” es muy importante, inclusive más que un documento firmado. Por esto la compañía colombiana deberá evaluar muy bien las fortalezas y debilidades que experimenta el producto en el mercado local y en su exportación hacia otros destinos. Sobredimensionar el bien puede ser un grave error.

9. Cumplir compromisos: contrario al empresario, los consumidores japoneses son impacientes. Si el producto no esta disponible lo cambiará por otro. Cuando la compañía de ese país realice un pedido (que suele hacerlo con anticipación) debe llegar en el día señalado.

10. Ser puntual: cuando se acuerden citas en una misión comercial hay que ser extremadamente puntual, ya que es de considerado de mala educación llegar tarde a una reunión. Así mismo, cancelar la cita en el último momento se interpretará como una falta de seriedad y cortesía.