A la hora de definir e-Procurement siempre hay opiniones encontradas. Desde aquellos que desmitifican el término y lo califican como cualquier herramienta tecnológica a través de Internet para comprar o vender bienes, hasta los que catalogan su significado como un software especializado para mejorar procesos de compra.

Lo cierto es que desde 1999, año en el cual el concepto se hizo universal, fue cuestión de tiempo para que las compañías que se dedican al desarrollo de soluciones tecnológicas se dieran a la tarea darle un sentido práctico al e-Procurement, a través de una herramienta para la administración de proveedores.

Así se creó un sistema que trabaja bajo un ambiente virtual de automatización, con almacenamiento electrónico de datos y negociaciones en línea.

No obstante para otros empresarios, el tema es mucho más simple. Puesto que el espíritu del e-Procurement es el de combinar el abastecimiento de bienes con cualquier uso que se le pueda dar a Internet, bien sea para hacer el contacto con un comprador o participar en una licitación.

“Luego de navegar en la página web de una multinacional del sector electrónico, revisé los perfiles exigidos para venderles y las condiciones que debería tener el producto. Contacté al gerente de compras por e-mail y le envié una muestra. Luego me llamaron a licitación. Eso es e-procurement”, cuenta la gerente general de una empresa nacional de sistemas.

Desde éste punto de vista entender cómo funciona el e-Procurement es sencillo. Cualquier empresario puede vender sus productos luego de la inspección al proceso general de compras de una empresa, que comúnmente contiene clasificación y selección de proveedores. Estos requisitos se encuentran, especialmente, en las páginas web de grandes compañías.

Luego de saber que los productos satisfacen las exigencias del comprador, se identifica la persona responsable de las compras dentro de los directorios de la organización a los cuales dirigir una comunicación por correo electrónico. Allí se especifican otras características de lo que se ofrece y si existe un mayor valor agregado.

La comunicación incluye características como volumen, peso, materias primas y las certificaciones requeridas internacionalmente. El paso siguiente es el envío de muestras del producto y la aceptación formal para competir con otros proveedores de la empresa.

La gran ventaja de utilizar e-Procurement en el proceso de venta, es que contribuye a minimizar los costos de realizar viajes a otros países para buscar negocios.

Esto significa que a través de una apropiada búsqueda electrónica se hace contacto con la empresa a la cual se desea vender.

A los costos de realizar un viaje hay que sumarle el tiempo que se puede perder por el hecho de no entrevistarse con la persona adecuada. Además, pese a que se cuente con una cita previa, es posible que no le dediquen la atención necesaria para la presentación del producto por problemas de agenda.

A manera de ejemplo imagínese realizar un viaje con el objetivo de venderle a una multinacional. Luego de gastar recursos importantes en viáticos y llevar más de medio día buscando que alguien lo atienda para que usted enseñe su producto, un ejecutivo menor le dice: “por qué no mira nuestro sitio en Internet y encontrará los requisitos para que se convierta en nuestro proveedor”. “No es tan difícil, sólo es e-procurement, una forma de pensar y actuar”.

Para empresas como Unilever Andina, el proceso de compra a través de e-Procurement es concebido como una herramienta para hacer negocios donde la compañía toma ventaja de la tecnología.

De acuerdo con el gerente de compras de la multinacional, Carlos Duque, esta herramienta funciona como una subasta donde se da un password a un proveedor previamente invitado (indicando fecha y hora) de acuerdo con el material que se desee comprar.

El sistema permite dos modalidades para los oferentes. Una de ellas permite al proveedor una sola oportunidad para cotizar y lanzar su mejor precio, sin ver las propuestas de los demás.

La otra modalidad establece limites de tiempo para el cierre de ofertas. Aquí los competidores ven el precio de los otros pero sin saber quien lo propone. “La idea es conseguir el precio más bajo”, afirma Duque.

En el evento de que faltando un minuto para cerrar la subasta, alguien lanza una cotización por debajo de quién venía ganando, la oferta se abre cinco minutos más. Con lo cual se da oportunidad a los demás de mejorar sus ofertas.

El e-procurementde Unilever esta orientado bajo la idea de la negociación electrónica a través del manejo de una herramienta, donde se monta un portafolio de proveedores y permite su conexión electrónica. De esta manera se hacen ofertas y se llaga a un resultado final, que es la ejecución de la compra.

La herramienta permite también, en el caso de que exista cambio en la demanda de bienes o servicios, la comunicación automática entre proveedores.

Otras empresas como IBM, se han convertido en desarrolladores de la compra y venta de suministros y servicios a través de Internet.

Su solución de e-procurement pretende reducir costes a través de compras de grandes volúmenes y mejorar la eficacia de procesos al incrementar el control de los productos adquiridos.

Hay que ser conscientes de que el e-Procurement no consiste sólo en comprar una herramienta. Requiere de la implantación de una estrategia de compras y una reingeniería de proceso.

Así el mercado de estas herramientas inteligentes, que continúa en permanente evolución debido a la competencia, ha incursionado hacia una serie de ventajas como soporte integral donde se incluyen: estrategia, asesoramiento, reingeniería de procesos, integración de sistemas y outsourcing de los procesos empresariales, entre otros.

Pueden existir múltiples razones para las empresas que vinculen este tipo de herramienta en sus procesos, pero primordialmente, porque desean dejar atrás modelos de compra que requieren de un tiempo mayor de ejecución y trámites de formularios que generen ineficiencia y un alto margen de error.

De esta forma el e-procurement se encuentra ligado bajo el esquema de tecnología y negocio. Son herramientas que permiten a las empresas mejorar sus procesos de compra por selección de proveedores y ahorrar costes por trámites innecesarios.