Para entender cuáles son las funciones de un declarante aduanero, primero se deben tener claros dos conceptos: la definición misma de declarante, y lo que significa declarar mercancías.

Se denomina declarante a la persona que suscribe y presenta una declaración de mercancías a nombre propio o por encargo de terceros.

La declaración de mercancías, por su parte, se entiende como el acto mediante el cual el declarante indica el régimen aduanero que se aplica a las mercancías y consigna toda la información exigida por las normas pertinentes, de acuerdo con la legislación aduanera.

En el mundo, existen diversas categorías de agencias de apoyo para el exportador, las cuales le ayudan en varios aspectos del manejo de la carga y los trámites.

Existen por ejemplo, los transportistas de transferencia internacional, que sirven de agente en el movimiento de la carga a un destino en otro país. El transportista de transferencia además asesora al exportador sobre la documentación del embarque, sus costos, y prepara y revisa los documentos para asegurar que no haya errores.

Igualmente estas agencias reservan el modo de transporte y hacen los trámites pertinentes para librar los productos de exportación ante la aduana.

En el caso colombiano son las Sociedades Intermediarias Aduaneras (SIAS) las que cumplen un papel similar. Estas actúan como declarantes ante la autoridad aduanera y tienen la función de adelantar los procedimientos y trámites de importación, exportación o tránsito aduanero, en nombre y por encargo de los importadores y exportadores.

Como otros agentes de aduana en el mundo, las Sociedades de Intermediación Aduaneras realizan sus funciones por una tarifa y están reglamentadas por la aduana nacional.

Existen otro tipo de declarantes que, de acuerdo con la legislación colombiana, pueden actuar directamente ante las autoridades aduaneras sin necesidad de una Sociedad de Intermediación Aduanera:

Dentro de un proceso de exportación, todo declarante tiene varios trámites que hacer y documentos que preparar a la hora de exportar.

Su primera función es presentar la solicitud de autorización de embarque y los documentos soportes de la exportación ante la administración de Aduana con jurisdicción donde se encuentre la mercancía, esta debe entrar a zona primaria para su inspección, si es necesario.

Una vez procede el embarque y el transportador transmite la información del manifiesto de carga con la relación de las mercancías, el declarante procede a imprimir y firmar la declaración de exportación (DEX) y entregarla a la Aduana.

Finalmente el declarante puede modificar la declaración de exportación, si es necesario y en los casos autorizados por el estatuto aduanero nacional.