1. Registro en el Registro Único Tributario (RUT) como usuario aduanero para la realización de actividades de importación y exportación.

La empresa que se va a registrar por primera vez en el registro mercantil de la cámara de comercio de su domicilio principal, al momento de diligenciar el Pre-RUT, debe anotarse como usuario aduanero en la casilla 54 del RUT. Si esta anotación no se hace en ese momento, deberá hacerse posteriormente ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) (División de Personas Jurídicas) a manera de actualización del RUT.

Si una empresa no se registra como usuario aduanero en el RUT, la agencia de aduanas no la podrá representar ante la DIAN para los trámites de importación hasta que no realice dicha actualización.

2. Que el objeto social contemple expresamente la posibilidad de importar.

No son pocos los casos en que la DIAN, ya sea en el proceso de solicitud de actualización del RUT para registrar a la empresa como usuario aduanero, o en la inspección aduanera para otorgar el levante, ha controvertido la facultad del importador de realizar importaciones, porque simplemente no aparece dicha facultad de forma expresa en su objeto social.

Esta situación suele presentarse para aquellas sociedades cuya forma societaria es diferente a la sociedad por acciones simplificada (S.A.S), ya que a diferencia de las demás formas societarias, la ley permite que las S.A.S tengan objeto social indeterminado, y por lo tanto, se presume que dichas sociedades tienen la facultad de importar, entre muchas otras.

En los otros tipos de sociedades (limitada, anónima, etc), la facultad de importar no puede presumirse y si no se contempla expresamente en el objeto social, la DIAN podría considerar que la sociedad no tiene dicha facultad, y en consecuencia, ese organismo podría no permitir el levante de la mercancía, hasta tanto no se haga el ajuste debido en el objeto social del importador.

El riesgo es que la mercancía podría ser aprehendida por vencimiento de términos (ya sea por vencimiento del plazo para importar o por vencimiento del plazo para realizar ajustes al momento de la inspección).

3. Determinación del régimen aduanero del bien a importar.

El importador debe ser consciente que no todos los bienes son de libre importación y hay algunos que requieren de licencia previa o de vistos buenos previos de ciertas autoridades gubernamentales para poder ser importados.

El importador debe consultar oportunamente con su agencia de aduanas o con su consultor legal en comercio internacional sobre qué requisitos previos debe(n) cumplir el (los) bien(es) para poder ser importado(s) al país, a fin de evitar demoras en los procesos de importación e incluso una eventual aprehensión.

Por ejemplo, la importación de bienes usados, la importación temporal a largo plazo de bienes de capital para su posterior nacionalización, la importación de bienes sujetos a exenciones arancelarias, la importación de bienes como aportes de capital en sociedades, entre otros casos de importación, requieren de licencia previa expedida por el Ministerio Industria y Turismo.

4. El importador debe otorgar a la agencia de aduanas un poder limitado en su alcance y que no afecte sus intereses. Para los casos de importaciones periódicas y/o importaciones de gran valor, se recomienda que el importador suscriba un contrato de intermediación aduanera con su agencia de aduanas.

El importador, a través de su asesor legal en aduanas, debe revisar cuidadosamente el alcance del modelo de poder que le envía la agencia de aduanas, a fin de solo otorgar aquellas facultades estrictamente necesarias para poder importar su mercancía.

Con base en las mejores prácticas, se recomienda que el otorgamiento de facultades como la solicitud de devolución de tributos aduaneros y la representación judicial en vía gubernativa ante la DIAN, no debe hacerse dentro del mismo poder especial para importar, si no en poder independiente y sólo cuando surja la necesidad de hacerlo, ya sea a la misma agencia de aduanas (si demuestra la experiencia legal aduanera y tributaria respectiva) o a un abogado experto en aduanas e impuestos.

Adicionalmente, se recomienda revisar y ajustar la limitación de la responsabilidad que la agencia de aduanas contempla en su modelo de poder, con el ánimo de evitarle al importador cualquier eventual perjuicio.

Por último, para aquellas empresas que realizarán importaciones periódicas y/o de gran valor, se recomienda la suscripción de un contrato de intermediación aduanera con su(s) agencia(s) de aduanas, con el objetivo de proteger los derechos e intereses del importador, ante eventuales errores u omisiones que le generen retrasos en los procesos de importación, aprehensiones y/o decomisos, o el pago de mayores tributos o de sanciones.

5. El importador no debe olvidar que el pago de su importación, es una operación de obligatoria canalización a través del mercado cambiario que debe ser cuidadosa y oportunamente reportada ante el Banco de la República, en la forma y en los términos establecidos en el régimen cambiario colombiano.

Salvo que la importación sea no reembolsable (como ocurre con el aporte en especie al capital de una empresa, donde el importador debió haber solicitado oportunamente una licencia previa no reembolsable a través de su agencia de aduanas), todas las demás importaciones deben pagarse al exterior, ya sea por conducto de los intermediarios del mercado cambiario (instituciones financieras) o por conducto de cuentas corrientes de compensación oportunamente registradas ante el Banco de la República, y teniendo en cuenta lo siguiente:

Para el caso de importaciones reembolsables con valor FOB superior a USD10.000 o su equivalente en otras monedas, su pago debe hacerse dentro de los seis meses siguientes a le fecha del documento de transporte. Si el pago supera este periodo, el importador deberá reportar un endeudamiento externo al Banco de la República.

Para el caso de importaciones reembolsables con valor FOB inferior a USD10.000, no deberá efectuar dicho reporte.


* Abogado Consultor en aduanas, comercio exterior, impuestos indirectos y cambios internacionales. Para cualquier inquietud su correo electrónico es alfredomorenodavila@customs-trade.com.