Esta fue estipulada por el Convenio de la Haya en 1961, para la simplificación de los trámites de legalización de documentos públicos o con sellos que revistan esta calidad sobre documentos privados, con autenticaciones o presentación ante notaría, para ser válidos y que tengan efectos en otros países.

La Apostilla en ningún caso será aplicable para documentos privados.

Con este método, basta presentarse ante la entidad correspondiente designada en el país (en nuestro caso el Ministerio de Relaciones Exteriores) y al documento en cuestión se le adicionará una hoja con la información relevante en cuanto a su certificación de quién la emitió, bajo qué calidad lo hizo y su procedencia (entre otros datos).

La adhesión de Colombia a este convenio genera mayor facilidad para quienes deseen realizar trámites en otros países e incluso en el nuestro, bien sea para diligencias legales, comerciales o de cualquier otra índole (con unas expresas excepciones) y que para su procesamiento requieran de documentos públicos, ya que con los países que no pertenecen a este acuerdo internacional, el trámite debe ser doble, como en el caso de la legalización.

Por la mayor agilidad en la realización de trámites ante entidades de control y vigilancia o para trámites comerciales, marcarios o notariales, por cuanto el documento por sí solo junto con la apostilla, tendrá validez sin la necesidad de acudir a la entidad encargada en el país receptor que realiza la certificación respecto al sello impuesto y emitido en el consulado de este, en el país emisor del documento como en el caso de la legalización.

En cuanto a operaciones de comercio exterior, en especial en temas cambiarios y de posibles controversias con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), es importante aportar los documentos correspondientes apostillados, para garantizar la validez y procedencia de los mismos, en cuanto a material probatorio tanto en vía gubernativa como en lo contencioso administrativo.

Pero en la práctica, ¿en qué momento son útiles como medio probatorio los documentos apostillados? Como ya lo habíamos señalado en este mismo espacio en una oportunidad anterior, en el caso en que los exportadores colombianos se vean en la imposibilidad de reintegrar el valor de sus exportaciones, y las circunstancias lleven al castigo de la cartera por ser imposible su cobro a sus clientes del exterior, entre otras cosas porque: el comprador del exterior quebró y se disolvió; la empresa en el exterior desapareció; el comprador del exterior se rehúsa a cancelar o se declara insolvente; la mercancía no llegó al exterior con los requerimientos de calidad exigidos o en la oportunidad esperada; el exportador ha agotado varias acciones de cobro sin éxito.

El exportador colombiano deberá justificar adecuadamente la decisión de castigar la cartera de sus exportaciones, mediante las pruebas documentales (los documentos públicos expedidos en otros países, como aquellos que establezcan que las sociedades extranjeras fueron liquidadas, deben apostillarse para que tengan plena validez probatoria en Colombia) que llevaron a tomar esta decisión y conservarlas, con el fin de presentarlas ante la entidad de control, en el evento en que se inicie una investigación de tipo cambiario.

Respecto a la prueba documental, la doctrina ha señalado que preferiblemente deberá ser un documento escrito, fotos, imágenes o cualquier soporte o acto que sirva para confirmar o desmentir, hechos o actos de relevancia jurídica. De manera que, de ser necesario, el exportador podrá explicar la no canalización de la exportación, si existe justificación sobre los motivos que impiden el reintegro del exterior (como es el caso de la quiebra o incapacidad económica del cliente del exterior), circunstancia que tendrá que probarse ante la autoridad de control y vigilancia en el evento en que sea requerida una explicación sobre el caso.

Hoy en un mundo globalizado donde gracias a la tecnología las distancias cada vez son más cortas, en donde el comercio mundial se ha convertido en un acelerador del desarrollo en diferentes países de Latinoamérica, la llegada de nuevos inversionistas o la necesidad de estos de buscar horizontes, convierte este instrumento en un método muy importante para la simplificación de trámites en los países a los cuales llegan. Todo gracias a una mayor agilidad cuando se trata de actuaciones ante entidades públicas y gubernamentales.