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Las licencias previas son aprobadas entre cinco y ocho días

¿Cómo cambiaron los trámites de importación con la ventanilla única de comercio exterior?

El sistema permite que las empresas tengan un mayor control de los procesos. No obstante, se requiere unificar los tiempos de respuesta de los vistos buenos expedidos por 18 entidades.

Por: Legiscomex.com

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Las importaciones por USD507 millones CIF realizadas en el primer semestre del 2006 por SIA Interlogística S. A. convierten a esta empresa en un modelo en el manejo de la ventanilla única de comercio exterior (Vuce) y la han posicionado como la segunda compañía en el ranking de los 100 principales declarantes autorizados de Colombia.

Actualmente, esta es una de las 112 Sociedades de Intermediación Aduanera (SIA) usuarias del sistema y se está preparando para realizar dos reimportaciones mensuales de computadores y partes de estos equipos, que requieren aproximadamente 20 registros electrónicos, de 1.800 caracteres cada uno y cuyo costo unitario es de COP30.000.

Para esta labor, la compañía aprovechará la experiencia que ha adquirido en un año de utilización de la Vuce, gracias a que capacitó todo su personal en este tema. Así mismo, se apoyará en una adecuada utilización del aplicativo y de las dos firmas digitales.

Otras acciones realizadas por otras empresas y que les han permitido trabajar adecuadamente con la Vuce son:

  • Desarrollo de plataformas tecnológicas especiales.

  • Mayor interconexión entre los departamentos de comercio exterior y sistemas.

    • Características

    La Vuce es una herramienta electrónica que busca simplificar y agilizar los trámites de comercio exterior, mediante tres módulos: importaciones, exportaciones y el formulario único de comercio exterior (Fuce).

    Actualmente, el único que está operando es el de importaciones. Inició en forma en octubre del 2005, debido a que la primera fecha, estimada para el 1° de septiembre del 2005, se postergó por problemas de congestión en la plataforma y por peticiones de los propios usuarios importadores.

    Según Diana Henao, coordinadora de importaciones de SIA Interlogística S. A., en la primera etapa de implementación de la Vuce, las bases de datos no se cargaron completamente y era común que fallara el sistema.

    “Cuando el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo estuvo listo con el sistema, las demás instituciones estatales no contaban aún con el conocimiento necesario ni la infraestructura adecuada, por lo que se generaban discrepancias entre una y otra entidad. Fue un trabajo que duró aproximadamente seis meses”, complementa Luis Fernando Hernández, jefe de aduana de Almaviva.

    Al respecto, Rafael Torres, director de comercio exterior del Ministerio de Comercio, asegura que estos inconvenientes fueron superados y que día a día su despacho trabaja en el mejoramiento de la plataforma.

    “Al principio, el diligenciamiento requería de cinco a seis pasos, porque el aplicativo se hizo copiando el procedimiento del papel, después se realizó una nueva modificación para mejorar lo concerniente a los vistos buenos”, comenta.

    En este sentido, la red de alta velocidad del Estado colombiano (Ravec) es el más reciente avance, ya que optimizará los canales de comunicación y la conectividad con los diferentes organismos relacionados con los trámites de comercio exterior.

    Torres enfatiza que estos procesos son novedosos y revolucionarios, por lo que es normal que generen impacto. De esta forma, cuando entró en vigencia la Vuce hubo resistencia por la costumbre de emplear el papel y presentar los registros físicos. Sin embargo, otras empresas aceptaron el cambio, pues lo vieron como una oportunidad para facilitar los procesos y como una herramienta de gestión y competitividad.

    Ahora, el siguiente paso para la simplificación de trámites es integrar el módulo de exportaciones a la Vuce, que debe estar listo el 17 de octubre del 2006. Para tal fin, se están realizando las últimas pruebas en ambos temas. Paralelamente, el Fuce, que unificará 35 formularios en uno solo y que está validado por 18 entidades, entrará en vigencia el 15 de noviembre de este año.

    “Estoy animando a las empresas exportadoras de carbón y de petróleo para que utilicen el módulo de exportaciones y así se les facilite el pago de las regalías por este canal”, asegura Torres.

    Según el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, durante los primeros siete meses del 2006, se han presentado en forma física 51.310 registros de libre importación y 22.742 por vía electrónica o Vuce.

    A su vez, en el mismo periodo se efectuaron 17.438 licencias previas, documento que se tramita únicamente en la Vuce. En este sentido, febrero y marzo fueron los meses de mayor movimiento con 2.369 y 3.616, respectivamente.

    Ventajas del sistema

    Las principales ventajas de esta herramienta tecnológica son:

  • Manejo práctico.

  • Seguridad e inviolabilidad del sistema.

  • Centralización de las decisiones.

  • Menores gastos en mensajería.

  • Control del proceso, pues permite conocer exactamente en qué fase se encuentra el visto bueno requerido para la aprobación de determinado registro de importación o libre importación.

  • Funcionamiento las 24 horas del día, incluso los fines de semana.

  • Reducción de tiempos en la realización de trámites.

    Según Torres, sin la Vuce un trámite que debía ser radicado en dos ministerios podía tardarse un mes. Mientras que hoy en día, una licencia previa se demora cinco días y en el proceso participan las 18 instituciones responsables de otorgar los vistos buenos. A su vez, agrega que se eliminaron los tiempos muertos de 15 a 20 días para las SIA ubicadas fuera de Bogotá.

    Por su parte, Henao coincide con Torres en que el alivio se ha manifestado principalmente en los trámites de licencia previa, pues ahora tardan ocho días.

    • Desventajas

    Las principales desventajas de la herramienta electrónica son:

  • Los formularios no admiten modificaciones después de la transmisión, lo que genera la repetición de todo el procedimiento y se debe cancelar de nuevo el registro de importación, que tiene un valor de COP30.000 (de 1 a 1.800 caracteres).

  • Las extensas casillas de los registros de importación electrónicos hacen que las empresas incurran en sobrecostos y en gastos de papel, si requieren imprimirlos y guardarlos como soportes físicos necesarios en aforos y nacionalizaciones.

  • La falta de unificación en los tiempos de respuesta de los vistos buenos. El ideal sería que todos estuvieran listos al mismo tiempo.

    “Tengo una licencia previa desde el 31 de agosto que requiere visto bueno del Ministerio de Minas y Energía, pero aún no me han dado respuesta y la necesito con urgencia”, expresa Marcela Avendaño, coordinadora de la Vuce de Granandina de Aduanas SIA Ltda.

    No obstante, el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima), el Instituto Colombiano Agropecuario (ICA) y el Instituto Colombiano de Geología y Minería (Ingeominas) son algunas de las entidades que entregan vistos buenos en un lapso de tres a ocho días.

    En conclusión, la Vuce les ha permitido a las empresas familiarizarse con los trámites electrónicos, modernizarse y ser más eficientes y competitivas. Este es el caso de SIA Interlogística S. A. que podrá trabajar 20 registros para legalizar una sola operación, tras un año de experiencia en el manejo de la Vuce.


    Errores frecuentes en la utilización de la Vuce

    Algunas de las equivocaciones más frecuentes reportadas en la ventanilla única de comercio exterior (Vuce) son el inadecuado diligenciamiento del registro de la firma digital, la captura de la información, la configuración del aplicativo y la conversión del archivo plano.