Cada vez que una empresa realiza una inversión, bien sea para adquirir maquinaria, ampliar su capacidad instalada o capacitar su fuerza de trabajo, sabe que su productividad puede aumentar gradualmente. Naturalmente, sus ya consolidados o nuevos compromisos internacionales le exigirán unos tiempos de respuesta eficientes, inclusive ante envíos urgentes.

El complemento ideal para el alza productiva lo brindan herramientas que faciliten las operaciones de comercio exterior y maximicen, así sea indirectamente, los negocios entre oferentes y compradores. De ahí que el país, desde hace dos años, venga trabajando en un sistema que permitirá a importadores, exportadores e intermediarios agilizar trámites en los procesos previos a la salida y entrada de mercancías.

Este sistema, que se conocerá como ventanilla única de comercio exterior, permitirá tramitar las autorizaciones, permisos, certificaciones o vistos buenos previos que exigen las diferentes entidades competentes, para la realización de las operaciones específicas de exportación e importación. Además, consultar información relacionada con sus procedimientos on line.

La ventanilla única funcionará en internet, por medio de un sitio especialmente diseñado para tal fin, y estará compuesta por tres módulos: importación, exportación y formulario único.

Los empresarios se ven obligados a tramitar y diligenciar uno o más formularios en cada entidad relacionada con su operación comercial y, en algunos casos, el número de estos llega a 35. La meta es que a partir del primero de junio de este año, fecha en la cual se prevé que la ventanilla entre en funcionamiento, únicamente bastará con llenar un solo formulario para sus operaciones.

El formulario único, uno de los principales módulos, permitirá al usuario registrarse como productor, comercializador, exportador e importador; inscribir el bien o servicio; describir, verificar y validar los procesos productivos, y estandarizar la información requerida al interior de las entidades administrativas competentes.

Dicho formulario también estará dividido en tres componentes:

“Si un empresario, por ejemplo, tiene que desplazarse al Ministerio de Comercio para comprar un registro con el fin de hacer una importación, cuando entre en funcionamiento el sistema ingresará la misma información del documento, pero electrónicamente desde su oficina. A su vez, el sistema le irá diciendo los vistos buenos que corresponden con la partida arancelaria del producto”, explica Gloria Cañas Arias, subdirectora de diseño y administración de operaciones del Mincomercio.

De esta forma, el empresario ingresa a la entidad que lo requiera, sustenta la información solicitada y esta da su visto bueno. Luego, lo remite electrónicamente. Al final, las autoridades encargadas de verificar el cumplimiento de los requisitos lo aprueban. Actualmente, existe una firma y un sello que brinda soporte al documento físico. Este paso no quedará en el aire cuando sea electrónico, puesto que contará con una firma digital.

Del mismo modo, el pago de formularios, autorizaciones y certificados se realizarán de manera electrónica. Hay que recordar que cada entidad es autónoma en sus criterios para establecer el costo del trámite. Además, los empresarios o usuarios que usen la ventanilla podrán consultar el estado de su trámite en línea para determinar en qué punto va.

Existirá un tiempo de transición de acuerdo con el Decreto 4149 del Mincomercio, comprendido entre el primero de abril y el 30 de junio del 2005, para que los empresarios se acomoden al nuevo sistema, puesto que, la asimilación del proceso implica un cambio cultural.

Para Cañas, el uso del papel garantiza un soporte físico, que con la ventanilla única se dará de otra forma. De esta manera, aparte de firmas electrónicas y huellas informáticas, poseerá un “tanque de seguridad” para almacenar la información. No obstante, si para el empresario o el usuario es importante contar con la copia del trámite en papel, el sistema le permitirá imprimirlo.

Para el uso de la ventanilla única se dictarán una serie de talleres para capacitar a empresarios y diferentes usuarios. Aunque no se ha definido si los cursos y/o talleres de capacitación tendrán costo, el Mincomercio realizará convocatorias para los interesados por medio de su portal institucional (www.mincomercio.gov.co), en el que publicará las fechas de su inicio, que se prevé sean al mismo tiempo de la puesta en funcionamiento de la ventanilla única.