El Registro Único Tributario (RUT) es el nuevo y único mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). En él deben inscribirse las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y los no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio. Así mismo, deberán registrarse los responsables del régimen común y los pertenecientes al régimen simplificado, los agentes retenedores, los importadores y exportadores, los profesionales en compra y venta de divisas y los demás usuarios aduaneros.

El RUT otorga al contribuyente el Número de Identificación Tributaria (NIT), que le permite realizar actuaciones tributarias, comerciales, financieras y administrativas, ante las entidades públicas y privadas.

Este registro sustituye e incorpora el registro tributario utilizado por la DIAN, el registro nacional de vendedores, el de exportadores de bienes y servicios y el registro de los usuarios aduaneros.

La inscripción en el RUT deberá hacerse en forma previa al inicio de la actividad económica, al cumplimiento de obligaciones administradas por la DIAN y a la realización de las operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero. Las personas naturales que en el correspondiente año gravable adquieran la calidad de declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios tendrán plazo para inscribirse hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaración.

Este registro tendrá vigencia indefinida y comprende tres etapas: el diligenciamiento del formulario oficial, su presentación ante la DIAN y su formalización.

Según lo establece la Resolución 8502 del 2004 de la DIAN, el diligenciamiento del formulario oficial de inscripción en el RUT deberá realizarse por internet, de acuerdo con las plazos establecidos, dependiendo de los dos últimos dígitos del NIT del responsable.

Este formulario se encontrará a disposición de los obligados en el portal de la DIAN www.dian.gov.co, a partir del 19 de octubre del 2004. También se podrá diligenciar personalmente, en las instalaciones de cada administración de impuestos y aduanas nacionales, en todas las cámaras de comercio y en los demás puntos de atención que se habiliten para tal efecto.

Una vez diligenciado el formulario, se imprimirá y deberá presentarse en forma personal o remitido por correo certificado ante la oficina de la DIAN del domicilio del obligado. Las personas naturales que se encuentren en el exterior podrán presentar el formulario de inscripción en el consulado del país de residencia.

El formulario de inscripción en el RUT deberá presentarse acompañado del original del documento de identificación, cuando se trate de persona natural. Si la inscripción se realiza a través de apoderado, deberá adjuntarse el poder debidamente otorgado.
En el caso de las personas naturales comerciantes, estas adjuntarán, además del documento de identificación, el certificado de Cámara de Comercio, con información vigente a la fecha de presentación.

Si se trata de personas jurídicas, es necesario el certificado que acredite su existencia y representación legal.

Cuando la presentación del formulario se haya realizado por correo certificado y se trate de una persona natural, bastará con anexar la fotocopia de identificación del interesado o de su representante legal.

Una vez presentado el formulario con los documentos, el funcionario competente, previa revisión y validación de la información, le entregará al interesado el certificado de inscripción, que debe estar firmado por el contribuyente y el funcionario que lo otorga.

En los eventos en que la presentación se haya surtido por correo certificado, el proceso de formalización de la inscripción en el RUT se realizará dentro de los cinco días hábiles siguientes a su recepción por la administración. La DIAN podrá remitir por el mismo medio el certificado de inscripción, a la dirección señalada en el formulario.

Cualquier cambio que se presente en la información contenida en el RUT deberá ser actualizada por el responsable. Esta actualización se realizará por internet o en forma personal, en los puntos de atención autorizados por la DIAN, las cámaras de comercio o los consulados.

Si la actualización se hace con el diligenciamiento del formulario por internet, este deberá imprimirse y enviarse por correo certificado a la DIAN o presentarse personalmente.

Será necesario diligenciar la actualización del RUT, cuando la persona natural inscrita pretenda obtener el cambio del régimen común al simplificado, cuando cese definitivamente el desarrollo de actividades sujetas al impuesto sobre las ventas (IVA) o si se pretende suprimir alguna responsabilidad u obligación registrada diferente a la del IVA.

La información existente en el Registro Nacional de Vendedores respecto de las personas naturales responsables del IVA pertenecientes al régimen simplificado inscritos con anterioridad a la entrada en vigencia del RUT serán inscritos directamente por la DIAN, con base en la información que reposa en sus archivos. En consecuencia, estos obligados no deberán presentarse en los puntos de atención habilitados.

La no inscripción oportuna en el RUT dará lugar al cierre del establecimiento por parte de la DIAN.