Hacer una importación implica una inversión importante en muchos aspectos. No solo se debe tener en cuenta el costo de la mercancía sino también los gastos en los que se incurren para ponerla en el lugar determinado, en perfecto estado y en el momento oportuno.

El transporte, uno de los principales eslabones de la cadena logística, es el que determina cómo y cuándo se recibirán los productos en manos de los compradores. Debido a esto, la contratación del transporte adquiere así un papel trascendental en la operación internacional.

Antes de iniciar este proceso es necesario tener claro si el término de venta (Incoterm) negociado incluye el transporte internacional. Los Incoterms permiten establecer las responsabilidades y obligaciones de las partes, como el punto de entrega de la carga.

Una vez se define el Incoterm y el (los) modo de transporte que se va a utilizar para llevar la mercancía a manos del comprador, el responsable de la contratación del transporte debe cotizar los fletes.

Al cotizarlos no se puede esperar encontrar condiciones fijas, ya que el mercado de transporte es muy variable y, por la alta competencia de esta actividad en el ámbito mundial, se pueden encontrar algunas diferencias en cuanto a servicios y costos.

El éxito de una negociación de fletes radica en el conocimiento previo de tarifas referenciales para el mercado internacional de tal manera que al momento de establecer contacto con la agencia de transporte, quien contrate el servicio tenga algún parámetro de comparación.

Una buena negociación de fletes se puede traducir en mejores oportunidades para exportar e importar. No obstante, antes de iniciarla es necesario determinar qué posición adoptará la compañía y cuál es su prioridad. Posteriormente, durante las conversaciones, algunas de las variables que se deben manejar son las condiciones y características de la carga, la cantidad de envíos y el modo de transporte.

De esta forma, es importante aclarar el tipo de producto, si es perecedero o no, el peso y los cuidados que requiere. A su vez, determinar cuántas unidades se despacharán y cada cuánto. En lo referente al modo de transporte, es necesario definir cuál es el requerido para la carga: aéreo, marítimo o terrestre.

Otras variables que se deben considerar al momento de negociar los fletes son:

Volumen: cantidad de pallets o contenedores y frecuencia con la que se enviarán.

Tiempo de tránsito: periodo que demora la mercancía en llegar a su trayecto final.

Disponibilidad de los cupos: espacio o área de la que se dispone en el avión, camión o buque para la carga.

Itinerario: descripción de las ciudades y las paradas en las que está permitido recoger o dejar pasajeros o enmiendas en un viaje internacional.

Frecuencia: cada viaje de ida o de vuelta que le es asignado al transportista autorizado en una ruta determinada.

Trayecto: espacio recorrido entre el punto de partida y de llegada del transportador.

Generalmente, las firmas de transporte marítimo y aéreo hacen convenios de peso, es decir que aceptan bajar el precio del flete, si se incrementa el volumen de la mercancía para enviar.

Al mismo tiempo, algunas sociedades aumentan las tarifas en temporada alta, porque abren nuevas frecuencias. No obstante, es conveniente que el industrial averigüe exactamente qué empresas tienen estas prácticas, pues estas circunstancias inciden en los costos de los mismos.

El tipo de contenedor es otro de los aspectos que se debe tener en cuenta. En este sentido, es importante definir cuántos se requieren, si se necesitan de 20 ó 40 pies, conocer las dimensiones y el peso, para garantizar que no se presenten excedentes o sobrantes de carga.

En el cierre de la negociación, las principales formas de pago que se manejan son: 15 días de plazo para el modo marítimo y 30 para el aéreo.

Actualmente, la tendencia es cancelar el flete en el país de destino y no el país de origen, como es el caso de los negocios con el mercado estadounidense, donde esto se presenta, debido a la fluctuación del dólar.

Dentro de los aspectos que no se pueden negociar se encuentran: el itinerario, las fechas del itinerario, la frecuencia, el tiempo de tránsito y los costos adicionales. Las tarifas, el depósito, los días libres del contenedor y los puntos de destino de entrega del mismo son algunos de los aspectos que admiten mayor flexibilidad.

En el caso de las tarifas aéreas, se basan en la ruta, el tamaño de los envíos, el producto y la relación peso/volumen (factor de estiba). Por ejemplo, en el caso de frutas y hortalizas, dado el tipo de empaque y embalaje, generalmente el flete se cobra sobre el volumen de la carga.

No hay que olvidar que adicional a la tarifa, se cobran los recargos de combustible (Fuel Surcharge - FS) y de seguridad (Security Fee - SF). Estos varían a lo largo del año.

En el caso del transporte marítimo también se aplican tarifas básicas y recargos. Los principales son: el factor de ajuste en los precios del combustible (Bunker Adjustment Factor - BAF), uso de chasis utilizados para la movilización de contenedores (Chasis Usage Charge – CUC), costo de manipulación en el terminal de contenedores (Terminal Handling Charge – THC) y el recargo por el cruce del canal de Panamá.

Dentro de los aspectos que se deben tener en cuenta en la cotización de fletes marítimos están el cargue y descargue del buque. Para esto existen varias alternativas que se resumen en el siguiente cuadro:

Para carga general los términos más utilizados son los de línea y por tanto el flete cobrado cubre el cargue y el descargue de la mercancía.

Una vez está claro el término de negociación, quien sea responsable de la contratación del transporte debe ser muy cuidadoso a la hora de elegir los modos disponibles. Las características de todos los modos que deben analizarse en los países por los cuales transita la carga son:

Infraestructura.

Rutas terminales.

Centros de transferencia.

Fletes, recargos y descuentos.

Servicios disponibles.

Factor de estiba.

Documentación, normas y convenios internacionales.

Velocidad, competencia y complementariedad entre modos.

Igualmente, se deben considerar las características de cada una de las empresas transportadoras a evaluar, tales como:

Frecuencia del transporte.

Tiempo de tránsito.

Tipo de carga que transporta el buque.

Otros factores que deben analizarse son:

Tipo de producto a exportar.

Peso del producto.

Volumen de la carga.

Valor del producto y del embarque.

Punto de origen y punto de destino solicitado por el comprador.

Tipo de empaque y embalaje.

La contratación del transporte internacional se hace a través de agentes de carga o agentes marítimos y para su selección deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

Referencias de otros usuarios.

Cubrimiento con oficinas propias o representantes en el exterior.

Volumen de ventas y estabilidad financiera.

Especialidad en sus operaciones internacionales.

Sistemas de información y seguimiento de carga.

El proceso de contratación de transporte se puede ver más claramente en el siguiente esquema: